淺析企業ERP系統需求調研須做好的三件事

　　從ERP系統需求調研的工作內容來看，一般可以分解為以下三件事。

　　第一件事，就是業務流程整理工作。

　　首先是跨部門的業務流程。所謂跨部門的業務流程是指需要多個部門協調工作的流程，比如一張采購訂單的處理流程包括：其他部門提出采購需求，采購部門通過尋找供應商、詢價后下達采購訂單，供應商交貨，質量部門驗收，倉庫收貨入倉。整理跨部門業務流程的宗旨是要讓業務流程有一個全局的觀念，從全局入手容易辨別整個流程中的關鍵問題所在。

　　其次是部門內部的業務流程。這里是指部門內部業務的處理流程，有時也可能會牽涉到少量的跨部門流程。比如：采購訂單金額為3000元以下時，采購科長即可審核;當采購金額在1萬元以下時，需要采購經理審核;而采購金額達到1萬元以上時，需要提交總經理批核等。各業務部門內部流程的處理是對總流程的補充和完善，通過將流程細化能從中發現現有流程的問題。一般企業ERP系統所涉及的業務流程中出現問題往往不是出現在宏觀的流程結構上，而是體現在對細節的處理上。任何一個流程都不要忽略。比如，由于企業自身的問題造成設備需要修理，這時在返修的業務流程中可能會出現對相關費用支出的處理，這樣的流程也都要考慮。

　　再次是調研討論之后對業務流程的優化建議。在內部顧問整理出企業的整個業務流程并將之細化和歸類后，就可以對企業目前的業務流程中的主要問題進行分析與討論，并提出相應的合理建議。

　　最后，整理業務流程階段的基本原則包括：全面無遺漏，要細致、具體，還要特別注意特殊與異常流程的調研與整理。

　　第二件事，就是原始數據單據整理工作。

　　一般認為，整理單據和業務流程的工作可以同時做，也可以分步來做。但實際中，考慮到數據單據可以依照完整的企業業務流程來整理，可以將原始數據、單據整理工作放在業務流程整理工作之后進行。

　　整理企業業務數據單據的工作包括：原始數據與單據收集、歸類、重要性分析。整理出的數據與單據可以采用列表分析的形式來歸納其重要性。比如，形成“單據名稱、操作人員、業務內容、處理時間、關鍵數據、頻率”這樣的表格。在此過程中需要注意以下問題：

　　首先是單據所涉及的部門和人員。數據與單據是結合業務流程的，如同對流程的處理。要注意單據中所涉及到的人員是否在實施ERP之后還需要涉及到，流程是否需要精簡以提高效率等問題。

　　其次是單據所涉及的工作內容。在手工管理的時候很多單據的作用是輔助性的，或者說是可以合并的。通過對這些單據的整理可以降低單據的編寫工作，從根本上降低勞動強度。當然，有些報表也可以改為查詢，用戶直接在ERP系統中查詢就好了，不需要打印出來再給相關人員簽核。

　　再次是數據與單據使用的頻率。數據單據的使用頻率往往和單據的重要性相關聯，常見的是日報、周報、月報、年報。其余臨時性的單據則可以在清理整頓之列。通過對使用頻率的統計，可以很容易地發現多余的報表。

　　最后是數據與單據所涉及的內容。單據都會涉及到數據，哪些數據是必須填寫的項目，哪些是可以選擇的項目，哪些是關鍵數據，都需要在報表中一一列出。對單據內容的分析和整理是為了優化報表結構，大部分的報表可以集中到少數的報表中來，省卻重復查詢的麻煩。

　　第三件事，就是業務流程優化工作。

　　可以說，整個需求調研工作的目標之一就是業務流程優化。在優化業務流程之前，首先，負責人需要明白流程優化的目標，盡可能量化。比如，采購計劃的下達時間縮短2個小時，倉庫暫收到貨物入庫的時間縮短50%等等。其次，優化的過程中要充分考慮業務流程涉及到的部門和人員的意見，并盡量爭取他們的配合。對于提交的優化報告，應該分析可能會遇到的問題及所建議的解決方法。

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