ERP：業務流程評述之銷售退貨折讓流程

　　1、 當質量發生問題時，一是跟客戶協商一致，直接在應收帳款上進行折讓。

　　2、 當有質量瑕疵時，有時候可能只是一些外觀上的質量瑕疵，如商標貼錯了等等。遇到這種瑕疵時，有可能會要求客戶自己安排人員進行返工。只是我們企業要支付一定的返工費用。這種情況，也可以通過貨款折讓作業處理。

　　3、 有時候，出于一些特殊的需要，還可以通過貨款折讓作業，來對應收帳款進行調整。

　　總之，貨款折讓在企業中應用的還是比較多的流程。不過，有些企業可能在ERP使用之前，對于貨款折讓作業管理比較松散，導致在利用系統管理貨款折讓作業的時候，有點力不從心。下面，我就結合我的一個客戶的案例，談談貨款折讓作業在ERP系統中運行的注意點。

　　下圖，是我一個客戶的貨款折讓流程。

　　第一步：業務員對客戶提出的貨款折讓請求進行審核。

　　當客戶遇到質量問題時，他會跟企業的業務員進行協商處理的方法，看看到底是進行貨款折讓呢，還是退貨處理。因為企業的客戶覺得這筆貨時間比較急，若再退回去進行返工處理的話，可能會趕不上交期。而且，該批產品只是商標出現了問題，客戶企業可以自己進行返工處理。但是，必須向企業收取一定的返工費用。后來，企業客戶經過核算，該筆產品總共價款為100萬，返工費用預計為1萬。企業的客戶就向企業提出了折讓1萬元貨款的折讓申請書。

　　企業收到這1萬元的貨款折讓書的時候，就要對該申請書進行審核。若企業同意的話，則就在系統里審核折讓申請書，并通知財務與客戶。

　　最佳應用：

　　1、在建立折讓申請書的時候，可以跟銷售定單關聯，也可以不進行關聯。是否要進行關聯，主要是根據企業的管理要求來定的。若企業對于應收帳款的管理要求比較嚴格，為了日后稽核的方便，則最好把折讓申請書跟銷售定單關聯起來。如此的話，在后面沖銷應收帳款的話(如果該張應收帳款還沒有付款的話)，就會直接沖減該張銷售定單對應的應收帳款，而不用用戶手工的去選擇，到底要沖銷哪一筆應收款項。若不進行關聯，則財務在操作的時候，就比較有靈活性，可以跟任何一筆應收帳款，只要應收帳款還沒有付款，就可以進行沖銷。但是，很明顯，如此做的話，對于以后的查詢與稽核會比較麻煩。而且，財務每次沖銷作業完成后，還需要特別的向業務員強調，沖銷了哪筆應收帳款。處理起來，就相對的麻煩一點。所以，我在系統實施的時候，還是建議用戶要跟具體的銷售定單，甚至是銷售定單中的行項目進行關聯。是否要進行關聯可以通過系統單據設置，進行強制的控制。控制的級別有不予關聯、關聯警告、強制關聯等等，用戶可以根據自己的需要進行配置。

　　2、折讓申請書在建立的時候，會去判斷某個特定的銷售定單循環有否關閉。一般來說，銷售循環的話，要經過如下環節，銷售定單-銷售出貨-銷售結帳-銷售付款。若某張銷售定單出貨了，或者產生了應收帳款，該張銷售定單的銷售循環還沒有關閉。只有到銷售定單對應的款項已經付清的話，系統才會認為該筆銷售定單循環已經結束了。企業用戶在系統里開立貨款折讓書、進行定單關聯的時候，系統會去判斷關聯的銷售定單(甚至是某個特定的行項目)，貨款是否已經付清。若已經付清了，則在單據審核的時候，系統會提醒用戶，該銷售定單已經付清款項了，在沖銷應收帳款的時候，不能對應銷售定單關聯的應收帳款了。

　　第二步：財務進行折讓作業。

　　若業務員經過一定的審核程序，同意客戶的貨款折讓申請書之后，就要把處理的結合告訴客戶以及財務。企業客戶會根據這個進行應收帳款的處理;而企業的財務則會根據這個進行相關的折讓作業。

　　1、財務部門收到銷售部門的貨款折讓通知書之后，首先，會在系統中做相關的憑證。憑證的制作方法也有兩種。一是手工開憑證，如此的話，憑證就沒有前置單據，就無法跟銷售定單、貨款折讓通知單進行關聯;在憑證審核的時候，也不會更新貨款折讓通知單的狀態。二是進行由貨款折讓通知書轉換折讓憑證作業。在系統中，運行這支作業，可以根據貨款折讓通知書自動生成折讓憑證。用戶可以根據需要，一次性轉換多張貨款折讓單。系統會根據客戶及所關聯的銷售定單的不同，產生不同的折讓憑證。這顯然大大提高了財務用戶的工作效率，而且，單據的準確性也會高許多。在轉換過程中，要注意一個選項-合并折讓單選項。這個選項，不要隨便用。他的設計是為那些不需要銷售定單、貨款折讓通知書、折讓憑證一一對應的話，就可以采用此功能。選種這個選項后，系統在轉換的時候，會把同一個客戶的折讓通知書，即使其關聯到不同的銷售定單，把他們合并成一張折讓憑證。如此的話，在沖銷應收帳款時，就不能夠對應到具體的銷售定單。

　　2、財務部門把折讓憑證制作好之后，由相關人員進行審核。審核完畢后，就需要做一個判斷，如何去沖銷應收帳款。上面我們提到夠，沖銷應收帳款有兩種方法。一是沖銷特定的應收帳款。也就是說，在折讓通知書或者折讓憑證上，有銷售定單或者出貨單的關聯，則系統會根據這些信息去沖銷對應的應收帳款，當然，前期是該應收帳款還沒有收款。若該應收帳款的收款狀態為已經收款，則系統會提示用戶，這筆應收帳款已經關閉，不能再沖銷。遇到這種情況的話，則財務人員只能采取第二種沖銷方式。二是財務隨意選擇一張應收帳款進行沖銷。當某個特定的應收帳寬已經收完款，或者企業對于貨款折讓控制的不強的話，則可以采用這種方式進行沖銷。不過，為了以后查詢的方便，即使采用這種沖銷方式，我還是覺得用戶最好在沖銷的時候，能夠在備注中注明一下。我在項目實施的時候，一般都是建議用戶按照第一種方式進行沖銷，如此的話，單據的前后關聯性就會很強。

　　最佳應用：

　　1、單據的傳遞，如貨款折讓通知書，若手工去傳遞的話，顯然會很麻煩。我們能否在貨款折讓通知書審核的時候，系統自動把該通知發送給客戶及財務人員呢?其實，這是可行的。我現在使用的ERP系統已經有了跟郵件系統的集成接口。只需要這個接口，就可以跟企業內部的郵箱服務器進行集成。當貨款折讓書進行審核的時候，系統會根據相關設置，自動把貨款折讓書發送給財務與客戶，如此的話，就方便了相關人員的工作。不過，這里也要注意一點，我們發給客戶與發給企業內部用戶，如財務其貨款折讓通知書的格式與內容可能是有差異的。企業要先根據實際情況，把格式定義出來，免得到時候出洋相。為了保險起見利用這個功能之前，最好先進行測試，以保證設置的準確性。若現在你們使用的這個軟件，沒有這個功能的話，其實，只要通過數據庫的觸發器，也是很容易實現這個功能。

　　2、貨款折讓書的來源。我們不僅可以根據銷售定單生成貨款折讓單，也可以根據出貨單生成貨款折讓單。具體貨款折讓書采用哪種來源，企業用戶根據自己的需要進行選擇。兩者的流程與操作，沒有本質的區別，都是換湯不換藥的。主要是考慮用戶自己的操作習慣。

　　3、強調單據之間的關聯性。ERP系統中，各種單據的前后關聯性很強，而且，后面的單據往往會對來源單據進行一些狀態的更新操作。如在貨款折讓書生成折讓憑證的作業，系統就會在貨款折讓書上，自動更新折讓憑證的號碼，如此的話，在貨款折讓書上，就可以關聯查詢到折讓憑證;同時，當折讓憑證審核之后，在貨款折讓通知書上，就會顯示該折讓憑證的運行狀態，還會自動關閉折讓折讓通知書，表示該折讓通知書已經生成了憑證，并且，該憑證已經審核完畢。如此的話，對于用戶進行查詢及轉換作業的時候，就非常的方便。在轉換的時候，就不會顯示已經轉換過的折讓通知書，也就不會發生重復轉換的情況。所以，我在項目的實施過程中，多次強調單據之間要相互關聯，盡量采用系統自帶的轉換功能，而不要手動的開立單據。

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