ERP供應商編碼的幾大必備技巧

　　不少客戶，其對供應商編碼，大致有如下幾種編碼方式。

　　一、純流水碼

　　即對供應商不進行有意義的編碼，而只是按合作的先后順序，對其進行編碼。這類編碼，就沒有特殊的意義，用戶若要按編碼來查詢供應商信息的話，需要記住這些毫無意義的數字編碼，對于用戶來說，無疑是一個非常大的工程。而實際上，用戶一般只記得住經常用到的供應商，一般能夠記住5家已經不錯了。而要查詢剩余的供應商信息時，只能通過供應商名字來查詢了。如此是非常不方便的。

　　因為無論是在采購單，或者在應付帳款、庫存數據的查詢時，都可能要用到供應商編碼，如想查詢一下，某個供應商的采購定單的未結案還有多少;或者想查詢一下，一個供應商的應付帳款有多少，當月要付他多少，等等，這都需要用到供應商編碼。若通過供應商名字去查詢的話，當然是很不方便的。特別是財務等不直接接觸供應商的人員，更加麻煩。我去客戶那邊調研的時候，有些用戶在電腦旁邊就貼著一張供應商代碼與供應商名字的對照表，需要查詢時，他們就先從對照表中找到供應商的數字編碼，然后，再在進銷存系統中查詢他們需要的數據，這非常的不方便。

　　二、拼音與阿拉伯字母結合

　　還有一種編碼方式，就是根據供應商名字的拼音字母結合阿拉伯數字來編碼，如寧波洪福鋁塑電器有限公司，就編碼為HF01，常州市紅飛金屬制品有限公司就編碼為HF02，也就是說，前面兩個拼音是他們字號的簡稱，后面兩個數字是流水碼。

　　這種編碼方式，比上一種編碼方式有了改進，用戶不用去記憶哪些沒有實際意義的數字編碼，而根據供應商的中文名字可以直接想到編碼，即使不記得后面的流水碼也沒有關系。如現在在開采購單時，要向常州市紅飛金屬制品有限公司采購原材料，則只要在供應商欄位內，輸入FH，系統就可以幫助用戶查出以FH開頭的供應商信息，然后用戶選擇一下就可以了。如此，用戶就不需要每次都去查詢那個對照表，速度快多了。

　　但是，這種編碼也是有點問題，如企業有委外生產的廠商，就比較麻煩。若用戶需要查看一下現在有多少委托加工的供應商，則無從查起，要一個個的統計;若對供應商還有類別管理的，如此編碼，也不是很合理，如想查詢一下PVC料的供應商有哪些，則很難做到這一點，或者通過供應商類別那里查詢，但是，又不是很方便，而且，也不是每個ERP軟件都支持這個功能。最好的話，就是一看到供應商編碼，就可以知道其供應商什么類型的材料。

　　可見，以上兩種編碼方式，或多或少都存在一些缺陷。我在ERP項目實施時，在供應商的編碼方面，一般會給用戶提一下建議，各位可以參考一下。

　　1、委托加工商跟一般的供應商最好區別編號。

　　委托加工商跟一般的供應商雖然看起來都是一樣，可能都是采購部門在管理，但是，在實際處理上，有比較大的區別，如在會計處理上，就有不少的差異。所以，為了在后續的管理中，把認為的修改量降低到最小，最好在編碼中，有所區別。

　　另外，這也有利于分類查詢。如我們在“拼音與阿拉伯字母結合”這個方案的基礎上，若是委托加工的，我們在其前面加上一個W字母，若是一般的供應商，則我們加上Y字母。如此，若我們想知道現在有哪些委托加工供應商時，只需要在查詢供應時，只需要輸入W，即可以查詢出所有符合條件的委托加工供應商，這就非常的方便。

　　2、若有類別廠商考核者，同類廠商的編號要歸納與同區間。

　　有的公司，要對供應商進行類別考核，如要考核所有PVC材料的供應商，要評價他們的交期是否能能夠滿足企業的需求，有哪些供應商老是出現拖延的情況;或者評價他們的質量狀況，如哪些供應商的質量問題比較多，經常發生不良品退回的情況;或者成批調整PVC材料供應商的付款條件，要把全部的PVC供應商的付款周期從到貨后30天改為到貨后45天，則最好在編碼信息中，反映供應商提供材料的類別信息。

　　如現在有供應商“杭州飛鴻印務有限公司”、“杭州蕭山萬達包裝材料有限公司”提供包裝材料，分別編碼為BFH01與BWD01，其中，第一碼表示材料的類別包裝材料;后面是根據以上第二種方案編寫的編碼。此時，若企業用戶想統一更改包裝材料的付款條件，而不想更改其他材料供應商的付款條件或者雖然要改，但是改的結果不一致的時候，只要利用統一修改供應商付款條件功能，在這個窗口中，輸入字母B，就可以列出所有的包裝材料的供應商，然后選擇全選，輸入新的付款條件即可。若在供應商編碼中，沒有反映其原材料類別信息，則就無法這么方便的修改，而需要一個個的去選擇，才可以。

　　再如，若企業計劃在每年度的10月份對包裝材料的提供商進行考核，并在月底召開供應商會議進行檢討。若沒有按如上方式進行編碼，那用戶如何才能夠方便的找到包裝材料供應商的交貨情況、質量情況、及其他需要的信息呢?用戶只有一個個去統計，或者先統計全部的供應商，然后再把包裝材料的供應商單獨COPY出來。但是，這些方法都比較麻煩。若在供應商編碼中，體現了原材料類別信息，則只需要在查詢時，選擇B，然后就可以列出所有包裝材料的供應商，然后按全選，選種所有的包裝材料供應商后，按導出供應商考核信息，就可以把相關信息導入到EXCEL中，如此，要方便的多。

　　3、在以上兩個建議的基礎上，結合“拼音與阿拉伯字母結合”的編碼方式。

　　拼音與阿拉伯字母結合這是一個不錯的編碼方式，若在這個編碼原則的基礎上，再把以上兩點內容考慮進去，無疑，這個方案將更加完善。以上談到的“拼音與阿拉伯字母結合”方案的缺點，將被彌補。

　　我在項目實施的時候，一般就是按照這個編碼原則給其他客戶進行編碼。如杭州飛鴻印務有限公司，編為BFH01，即第一碼B表示包裝材料提供商;第二三碼 FH是供應商字號的拼音簡稱;最后兩碼數字，表示流水碼。若企業有委托供應商的話，話委托供應商的信息也加入進去。當然，當企業的供應商比較少或者不需要進行類別考核時，就不需要要原材料類別碼了，要了反而有畫蛇添足的嫌疑了。

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