剛柔并濟，做好ERP項目評估

　　但不能說，ERP無法評估。筆者認為，企業可以從兩方面去評估ERP的實施效果，一是柔性的標準，靠企業主觀去判斷；二是硬性的標準，靠具體的數據去量化。

　　一、柔性標準。

　　1、帳套數據是否統一。

　　在上ERP數據之前，各個部門對統一數據內容往往都有多個版本。如采購價格數據，可能采購部門與財務部門都有一個版本，其數據往往不統一；又如生產成本數據，財務部門與生產部門又可能各自有各自的版本；再如庫存數據，采購、倉庫、生產對同一種材料的庫存數量可能有三種以上的版本。這些數據的不統一，為企業的決策、計劃、利潤分析等等，都會帶來比較大的麻煩。

　　為此，第一個柔性指標就是看這些帳套的數據，在整個公司內是否只有一個版本。若只有一個版本，說明這個指標達標了；若各個部門之間還有自己的版本，則說明還存在某些問題，顧問要了解其中問題的原因，是出在那里，是各個部門之間統計的方法不一致，還是查詢的方法不對。找到問題后，再對癥下藥。數據的統一，是評價ERP是否成功的最基本的一個標準。

　　2、流程的可控制性、連貫性。

　　如采購價格的審核程序，在企業的規章制度中，規定采購價格的變更需要采購員申請，采購經理審核，物流總監復核，財務部門存檔。但是，在沒有上ERP系統前，當采購價格變更時，有時候，采購員只讓采購經理審核，而沒有讓物流總監復核，有時候甚至私自更改價格，連采購經理都沒簽字審核。因為企業采購物料繁多，采購經理也不可能記得住每個物料的價格，這給有些采購員，有了可乘之機。

　　而有了ERP系統，就可以使得這個流程按即定的程序走。這就好象在一條馬路上，ERP就好象紅綠燈，指揮著信息的流程，該停則停，該走則走。企業在進行ERP評估時，就要考察一下，企業的相關管理流程是否可以進行ERP自動控制，而不要去人為的干預。如上面的采購價格的變更，若采購價格跟企業上次確定的采購價格不一致，則系統定單就無法審核，也就無法下發給供應商，更加無法入庫。而只有采購經理、物流總監等人員在系統中審核后，采購價格才能變更，采購單才可以審核。若能實現這一點，就說明采購價變更流程在ERP中，得到了控制。說明，ERP對現有的管理流程具有可控性。

　　流程的連貫性，有兩方面內容，一是單據的開立能否連貫起來，二是單據的倒查，能否順利進行。如能否從報價單直接開立銷售定單，然后根據銷售定單生產采購和物料計劃，然后再根據此計劃生產采購單與生產定單，然后根據此分別生成原材料入庫單和生產入庫單。最后，再根據銷售定單生成出貨單，根據出貨單和原材料進貨單分別生成應收帳款與應付帳款，再根據此，生成收款單、付款單，最后產生相關的報表。若此流程能夠一氣呵成，則說明，ERP的流程連貫性是不錯的。若在形成的過程中，磕磕碰碰，或者需要人為較多的干涉，則說明，在流程設計方面，要么是本身企業流程連貫，要么是設計有缺陷，總之，流程方面的管理，不怎么完善。

　　流程的連貫性，不但體現在順著跑，倒著走也要暢通無阻。如在庫存盤點是，發現倉庫里多了筆貨，通過系統，要能夠迅速查到這筆貨是什么時候入庫的，什么時候采購的，用于生產哪個銷售定單中的哪個產品的。若收到客戶投訴，說某個產品質量不好，要能夠通過ERP系統，馬上查到該產品是出自哪條生產線，哪個班次，用了哪些供應商的哪些材料，甚至要能追蹤同批次的產品、同材料生產的產品、同生產線生產的產品，有否相同的問題。

　　若流程順走、到走都暢通了，則說明流程的連貫性方面還不錯，否則，企業跟軟件公司都要進行自查，看是那方面出現問題，再進行改善。

　　3、有關工作的自動化程度。

　　信息化管理，就是要使得相關作業自動化，減少人為的失誤造成的損失。所以，ERP評估的另一個柔性的標準，就是其有關作業流程，人的因素是否減少，作業自動化程度如何。

　　如銷售定單的下達流程。在手工操作下，銷售定單的下達要經過多到程序，如價格、成本的核對，產品信息的核對，包裝方式的確認，交期的協調等等。而采用ERP系統后，價格、成本等信息會自動跟預定義的信息進行核對，包裝方式等也會默認上次該客戶的包裝方式，系統也會判斷客戶要求的交期，企業能否按期完成等等，可以減少大部分的人為確認，從而實現流程的自動化，提高工作效率。

　　評估ERP自動化作業的另一個功能是，再訂貨點及安全庫存建議報表。因為當企業下達采購定單到供應商送貨時，中間有個間隔，這個日期叫做交貨期。有了這個交貨期，企業就不能當材料用光時，才下采購定單，如此，則可能會導致企業生產的中斷。而應該在企業還有一定的存貨時，就開始下采購單。那這個一定數量的存貨是多少呢？ERP系統要能夠根據相關的模型，幫企業算出這個合理的再訂貨點，并當庫存數量底于這個訂貨點時，要給相關人員報警，說某某材料要采購了。

　　安全庫存也是類似的道理。安全庫存是企業為了滿足不時之需要，而設置的庫存。安全庫存數量太高，會占用企業的資金，太少，又起不到其應有的作用。所以，一方面，ERP要能夠根據相關模型，找出合理的安全庫存，同時，當低于這個庫存時，ERP系統要能夠自動報警，并生成相應的請購單，讓相關人員去請購、采購。

　　當然，企業還可以根據自身的情況，去收集一些需要ERP自動執行的流程，然后在系統評估時，評估這些流程的自動化程度。

　　當然，順便說一句，流程的自動化最終是要根據企業準備的基礎數據來決定的，若相關基礎數據準確、齊全，則人為的干預會比較少，相反，則系統在運行的過程中，會要求人工的配合。

　　4、數據的自動化收集與分析。

　　在手工操作階段，老總想要知道即時的應收帳款余額，有多少應收未收的款項；哪些產品現在是賺錢的，哪些是虧的；客戶的利潤貢獻率是多少；等等。都要相關人員進行收集、計算、分析，每個一天時間時得不出來結果的，有些甚至有一個星期。而ERP應該能夠幫助企業，快速、準確的得到這些數據。

　　按理說，現在的ERP系統，基本上都可以得到這些數據，并進行相應的計算分析。問題在于，ERP能否根據企業的數據，得到正確的結果。影響其結果正確性的因數有基礎數據的準確性、操作的準確性、單據是否及時審核等情況。若結果與現實差異較大，則企業要同顧問一起尋找原因，看看是在哪個方面出了差錯，哪些方面有待改進。

　　因為數據的自動化分析要靠其他系統模塊的積極配合才能進行，如產品利潤率分析，就要靠銷售模塊、生產模塊、成本模塊、財務模塊等各個模塊的積極配合，有一個模塊使用的不好，就可能導致結果不準確。所以，其是一個綜合性的分析指標。若這個指標準確了，就可以在一定程度上說明，其他模塊應用的也比較好了。

　　5、操作的便利性。

　　ERP說到低是一個工具，是給用戶進行操作的。所以，在項目評估時，也要考慮用戶的感受，要聽取用戶的意見。看看其業務的操作是否便利，界面是否友好等等。若一支簡單的作業，操作非常的煩瑣，即使是因為員工不熟練，那也說明，這個項目沒做好，因為培訓員工操作是顧問的本職工作。他們操作的不熟練，要么是你們的軟件操作不夠友好，要么是你培訓工作沒倒位。總而言之，是項目有缺陷。

　　以上筆者總結了一些ERP評估的柔性標準，因為這些評估沒有量化的標準，主要是靠人為主觀的判斷，所以，企業在評估是，一定要客觀公正，才顯得有意義。在下篇評估的文章中，筆者將總結一些剛性的標準，即可以量化的標準，供大家參考。

　　3、有關工作的自動化程度。

　　信息化管理，就是要使得相關作業自動化，減少人為的失誤造成的損失。所以，ERP評估的另一個柔性的標準，就是其有關作業流程，人的因素是否減少，作業自動化程度如何。

　　如銷售定單的下達流程。在手工操作下，銷售定單的下達要經過多到程序，如價格、成本的核對，產品信息的核對，包裝方式的確認，交期的協調等等。而采用ERP系統后，價格、成本等信息會自動跟預定義的信息進行核對，包裝方式等也會默認上次該客戶的包裝方式，系統也會判斷客戶要求的交期，企業能否按期完成等等，可以減少大部分的人為確認，從而實現流程的自動化，提高工作效率。

　　評估ERP自動化作業的另一個功能是，再訂貨點及安全庫存建議報表。因為當企業下達采購定單到供應商送貨時，中間有個間隔，這個日期叫做交貨期。有了這個交貨期，企業就不能當材料用光時，才下采購定單，如此，則可能會導致企業生產的中斷。而應該在企業還有一定的存貨時，就開始下采購單。那這個一定數量的存貨是多少呢？ERP系統要能夠根據相關的模型，幫企業算出這個合理的再訂貨點，并當庫存數量底于這個訂貨點時，要給相關人員報警，說某某材料要采購了。

　　安全庫存也是類似的道理。安全庫存是企業為了滿足不時之需要，而設置的庫存。安全庫存數量太高，會占用企業的資金，太少，又起不到其應有的作用。所以，一方面，ERP要能夠根據相關模型，找出合理的安全庫存，同時，當低于這個庫存時，ERP系統要能夠自動報警，并生成相應的請購單，讓相關人員去請購、采購。

　　當然，企業還可以根據自身的情況，去收集一些需要ERP自動執行的流程，然后在系統評估時，評估這些流程的自動化程度。

　　當然，順便說一句，流程的自動化最終是要根據企業準備的基礎數據來決定的，若相關基礎數據準確、齊全，則人為的干預會比較少，相反，則系統在運行的過程中，會要求人工的配合。

　　4、數據的自動化收集與分析。

　　在手工操作階段，老總想要知道即時的應收帳款余額，有多少應收未收的款項；哪些產品現在是賺錢的，哪些是虧的；客戶的利潤貢獻率是多少；等等。都要相關人員進行收集、計算、分析，每個一天時間時得不出來結果的，有些甚至有一個星期。而ERP應該能夠幫助企業，快速、準確的得到這些數據。

　　按理說，現在的ERP系統，基本上都可以得到這些數據，并進行相應的計算分析。問題在于，ERP能否根據企業的數據，得到正確的結果。影響其結果正確性的因數有基礎數據的準確性、操作的準確性、單據是否及時審核等情況。若結果與現實差異較大，則企業要同顧問一起尋找原因，看看是在哪個方面出了差錯，哪些方面有待改進。

　　因為數據的自動化分析要靠其他系統模塊的積極配合才能進行，如產品利潤率分析，就要靠銷售模塊、生產模塊、成本模塊、財務模塊等各個模塊的積極配合，有一個模塊使用的不好，就可能導致結果不準確。所以，其是一個綜合性的分析指標。若這個指標準確了，就可以在一定程度上說明，其他模塊應用的也比較好了。

　　5、操作的便利性。

　　ERP說到低是一個工具，是給用戶進行操作的。所以，在項目評估時，也要考慮用戶的感受，要聽取用戶的意見。看看其業務的操作是否便利，界面是否友好等等。若一支簡單的作業，操作非常的煩瑣，即使是因為員工不熟練，那也說明，這個項目沒做好，因為培訓員工操作是顧問的本職工作。他們操作的不熟練，要么是你們的軟件操作不夠友好，要么是你培訓工作沒倒位。總而言之，是項目有缺陷。

　　以上筆者總結了一些ERP評估的柔性標準，因為這些評估沒有量化的標準，主要是靠人為主觀的判斷，所以，企業在評估是，一定要客觀公正，才顯得有意義。在下篇評估的文章中，筆者將總結一些剛性的標準，即可以量化的標準，供大家參考。

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