淺談ERP上線初期如何加強倉庫管理

　　為了切實改善公司倉庫的管理現狀，提升系統運行質量，筆者結合自己工作經驗，就ERP系統上線初期，談談如何加強倉庫管理，與同行做以探討。

　　一、倉庫的常見問題：

　　倉庫管不好，一邊是數以萬計的物料、成百上千的供應商，諾大的貨架式立體倉庫，一邊是為數不多且素質平平的倉管員，種類繁多但不適用，也基本不用的制度和流程。歸根到底，倉庫問題基本上都來自現場管理不到位，例如：

　　1、 不遵守先進先出原則(First In，First Out----FIFO)，造成呆料、廢料。

　　2、 不按庫位擺放物料，或移動物料后，不及時把新庫位的資料交給錄單員錄入系統，造成無法找到相關物料。

　　3、倉管員不及時送單給錄單員，錄單員不及時錄入系統，結果造成系統數據與實際脫節，影響ERP系統數據的準確性，最終影響到了生產計劃的貫徹和執行。標識不統一、不規范，不是沒有物料編碼，就是物料名稱不對，以致無法追查該物料的歷史狀況。

　　4、 部分倉管員責任心不夠，工作態度消極，辦事拖拉，庫存盤點不準，以及手工單據信息不準確(主要是抄寫錯誤，鍵入錯誤)，這都是常有的事。

　　5、 新舊倉管員交接不清，換一個倉管員，沒有真正的交接手續，對前任倉管員所管的物料狀態不明的，干脆就封存起來不予管理，只說“找不到”，造成了不應有的呆滯和浪費。

　　二、倉庫該如何管理：

　　倉庫說好管也好管，說難管也難管，首先應理清思路，弄清楚幾個基本問題。

　　1、“物料”是什么?“倉庫”是什么?

　　“物料”包羅萬象，客觀存在，但那只是其表現形式，其實物料就是錢，物化了的錢，而倉庫就是放錢的口袋。錢放在家里不能增值，錢要通過使用或投資流動起來，才能產生價值。同樣，物料為生產及銷售而快速地流動起來才能創造效益。當然，錢會丟失，也可能被盜，同樣，物料可能被浪費、被損壞及被盜竊。任何浪費、破壞和盜竊物料的行為，都是對公司、股東、對全體員工利益的侵犯!

　　2、物料管理管什么?

　　任何一項管理活動，都會涉及時間(T)、質量(Q)、成本(C)，這三者彼此牽連，又相互制約，物料管理也概莫能外。

　　①T―Time時間：指物料的交期、入倉期、使用時間、倉儲時間、退料時間等等。

　　②Q----QualITy質量：指物料本身的質量、倉儲質量、對有質量問題的物料的處理等等。

　　③C----Cost成本：指物料的價格、倉儲的成本、呆滯的成本、短缺造成停工的成本、多余造成的庫容成本、占用資金造成的資金周轉成本。

　　3、物料管理如何管?

　　管理一定有原理。筆者總結了物料管理的十大原則，對離散型制造業具有普遍的指導意義和參考價值。

　　①先進先出原則(FIFO)。

　　②鎖定庫位原則。某物料固定擺在某庫位，實物所放庫位必須要與ERP系統中的一致。庫位編碼就像一個人的家庭地址一樣重要，沒有固定庫位，就無法快速地找到相關物料。

　　③專料專用原則，不得隨意挪用對應訂單的物料。

　　④庫存的ABC管理原則：

　　A類物料的數量可能只占庫存的10~15%，但貨值可占庫存價值的60~70%;

　　B類物料的數量可能只占庫存的20~35%，但貨值可占庫存價值的15~20%;

　　C類物料的數量可能占庫存的50~70%，但貨值可能占庫存價值的5~10%。

　　因此要嚴格控制關鍵的少數和次要的多數，也就是要嚴格控制好A、B兩類物料。

　　5)“六不入”原則：

　　①有送貨單而沒有實物的，不能辦入庫手續;

　　②有實物而沒有送貨單或發票原件的，不能辦入庫手續;

　　③來料與送貨單數量、規格、型號不同的，不能辦入庫手續;

　　④IQC檢驗不通過的，且沒有領導簽字同意使用的，不能辦入庫手續;

　　⑤沒辦入庫而先領用的，不能辦入庫手續;

　　⑥送貨單或發票不是原件的，不能辦入庫手續。

　　6)“五不發”原則：

　　①沒有提料單，或提料單是無效的，不能發放物料;

　　②手續不符合要求的，不能發放物料;

　　③質量不合格的物料，除非有領導批示同意使用，否則不能發放物料;

　　④規格不對、配件不齊的物料，不能發放;

　　⑤未辦理入庫手續的物料，不能發放。

　　7)一次出庫原則：

　　物料出庫必須準確、及時及一次性完成，生產線領用物料必須要拉回自己生產線所屬位置，不能再堆放在倉庫的范圍，以免造成混亂和差錯。

　　8)門禁原則：

　　①除倉管人員和搬運人員因工作需要，其他人員未經批準，一律不得進入倉庫;

　　②嚴禁任何人在進出倉庫時私自攜帶物料;

　　③有來賓視察時，須在主管級以上人員陪同下方可進入倉庫。

　　9)“日事日畢、日清日高”原則：

　　①每個倉管員在每日工作結束時，進行當天的相關賬物的自我確認和核查，確保賬目的平衡，找出不足、及時改進，第二天才能進步和提高。

　　②每日對所管的物料庫位至少巡查1~2次，保證在庫物料的品質、安全和6S狀態達標，確保物料有正確標識，該退的要退給供應商或放入退貨區，以免產生呆滯。

　　③倉管員當日的單據當日必須傳給錄單員，而錄單員當日的單據必須在當日錄入系統。

　　10)以舊換新原則：對有規定的物料，嚴格按照“退舊才能換新、領新必先退舊”原則辦理。

　　三、倉管員工作要求：

　　一般來說，倉管員每天所做的工作可以概括為：收貨、發貨、退貨、備貨;物料標識、擺放及賬本(系統數據)對應的整理工作;“事故物料”的上報及其管理(因未遵守交期而延遲供給物料時，就會造成停產事件，這時的物料就叫“事故物料”)。我們常常看到，倉管員需要花費很多的時間和精力去尋找缺少的貨物，也許當它們被找到的時候已經失效。我們也知道，庫存信息的失準，物料就有可能提前訂購或訂購不及時，要么庫存增加、資金占用，要么因缺貨而導致訂單的推遲甚至取消。以上這些問題，其實都與個人的責任心有關。責任心，是一種工作心態，也是一種工作作風，責任心主要取決于人員的素質及工作環境的熏陶。倉管員是倉庫的管家，權力小但責任大。倉管員的責任心可以表現在：

　　1、 對日常的賬與物要做到確認再確認，以確保一致;

　　2、 完成一件工作后要作(做)自我檢查，以發現問題及時解決;

　　3、 對每天的工作進行總結和反思，以提高工作質量;

　　4、 有強烈的時間觀念，凡事及時處理，不說“等一下”;

　　5、 工作主動，而不是被動等待安排;

　　6、 對工作現場管理做到“眼到手到”，按6S要求管理。

　　遺憾的是，很少倉管員能日復一日地堅持這樣做。筆者當時公司的倉管員工作規范中明確要求：

　　1、入庫驗收：

　　在物料正確的前提下，入庫時要把好三關：

　　①數量關：入庫時要點清數量;

　　②質量關：IQC對來料質量進行檢驗和控制;

　　③單據關：單據不全不收，手續不齊不辦。審核收到的單據與來料是否相符和一致，并及時送單給錄單員。

　　2、保管：

　　①擺放科學：擺放合理、整齊、標志鮮明、方便存取

　　②確保質量：防銹、防塵、防潮、防壓、防爆、防變質、防損害、防跌落

　　③確保安全：防災、防霉變、防損、防呆滯、防報廢

　　④帳、卡、物相符(數量、庫位、狀態必須與ERP系統一致)

　　3、盤點：相當于總結、規范物料的核銷制度，嚴防浪費、消除呆料及壞帳。

　　4、發放：根據不同的生產需求，決定具體的發料方式，目的是確保及時供應生產、保障銷售、服務企業贏利大計。

　　嚴明的制度、反復的培訓及立竿見影的重獎與重罰機制，較好地規范了倉管員的行為，促進了倉庫管理的持續改善，為ERP系統的高效運行提供了數據保障。

　　四、改善倉庫管理的幾點舉措：

　　1、創新組織架構。成立倉庫三人領導小組，成員應有生產副總、物料部部長、倉庫主管組成。三人小組現是公司物料管理的最高權力機構，通過參加倉庫每周例會、每天固定時間到倉庫現場解決問題，做到“每天進步1%”、各種規章制度、崗位責任制的審定，以及倉管員、錄單員績效考評等工作改善倉庫的管理。

　　2、合理規劃倉庫。倉庫在地理位置上，應盡可能與生產現場相連接，減少物料的迂回運輸。盡可能將倉庫進出門與電梯相連，并規劃出相應的運輸通道，充分考慮運輸路線的合理性。倉庫內要留有必要的廢次品存放區、物料暫存區、待驗區、發貨區等。另外要特別考慮安全因素，注意通道、照明、防水、防火、防盜等措施。倉庫的辦公室盡可能設置在倉庫附近，縮短單據傳遞到錄單員的時間。

　　3、實行配料制與領料制相結合。生產性物料采用發料制，非生產性物料采用領料制，如工程試制用料、售后配件、生產線不良品換料。A類物料采用發料制，C類物料采用領料制。在配料管理上，可嘗試取消各車間原有的物料倉庫，統一由工廠物料部直接管理、統一配送，以便倉管員合理安排工作時間，提高倉庫的發料速度。

　　4、 借助新技術。除了ERP系統必要的庫位編碼和物料編碼外，把無線射頻技術引入倉庫管理，如使用帶有條碼掃描功能的手持數據終端進行數據采集，避免人為造成單據填寫、錄入錯誤，提高工作效率。

　　倉庫管理的最高境界是以最低量的庫存、最快速的周轉，滿足生產及客戶不斷變化的需求。一些管理先進的企業已經引入看板，成立倉庫超市，建立精益物流系統，相信它將改變過去粗放式的倉庫管理，極大地提升企業的核心競爭力。

　　作者簡介：

　　董海濤，AMT專欄作家，E-WORKS特約撰稿人，“2006年度中國制造業優秀CIO”。2004年主持實施的FOURTH SHIFT ERP項目于2005年底成功上線，后被評為“四班亞太區優秀用戶”和“2006中國制造業信息化支撐管理創新優秀實踐獎”。個人有多篇論文發表在支點網、E-WORKS、AMT、ERP世界網等媒體。2007年9月，加盟金蝶軟件(中國)有限公司。

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