淺談大型ERP系統應用后的維護

　　大型一體化ERP系統的實施，本企業人員大都是輔助、協調、配合軟件供應商或第三方咨詢公司派駐的顧問進行實施的。因此在項目上線、實施顧問撤離之后當務之急應明確將來維護ERP系統的部門及確定維護的范圍。

　　絕大多數企業負責ERP實施的牽頭部門為該公司的財務或IT部門，系統從實施轉為維護后，大部分仍由牽頭實施的部門負責維護工作。也存在由業務部門牽頭實施，但驗收后交由IT部門負責維護系統的情況。為分清職責，務必制定相關部門在系統中的工作、維護職責范圍。職責范圍必須明確：系統模塊與實際業務的結合工作、ERP運行管理制度的制定工作、審計檢查工作、培訓工作、系統升級改進工作、基礎環境的維護管理。以下就按照上述職責分類對ERP系統的維護進行詳細分析。

　　一、系統模塊與實際業務的結合工作

　　在系統實施過程中，實施顧問大多側重產品功能的講解和培訓，再根據需求調研配置參數搭建系統。但往往忽略了系統與實際業務和工作中的銜接問題。如不盡快處理便會造成系統與實際工作脫節。以合同審批為例：ERP系統已具備了合同錄入、合同審批、合同生效、合同打印的功能，但入忽略上述功能與實際工作的銜接，就會出現業務人員不清楚系統中合同應由誰錄入?合同在系統中審批完畢后，應該由誰在什么時候對系統中的合同進行生效操作?財務如何依據系統中審批完的合同進行實際付款?付款后制作憑證依附什么樣的審批單?依附的審批單由誰提供或打印?等等一系列問題。因此應根據本公司使用ERP的功能模塊結合本公司的實際情況確定該功能的業務應用方案，該方案建議業務執行部門提出。

　　二、ERP運行管理制度的制定工作

　　"國有國規，家有家規"，"無規無矩，不成方圓"，都說明了制度的重要性。而ERP這么復雜的項目，制度更加顯得重要了。完成上一步系統模塊與實際業務的結合方案之后，應盡早將方案中內容完善入制度中。制度重點規定操作規范，但又應與操作指南區分，操作指南側重的是對系統的操作，而ERP運行管理規定更多的是規范系統中流轉的業務。如明確：單據的上報崗位、單據的上報時間、單據的審批期限、單據的流轉環節，成本的拆分原則、基礎數據的維護部門、用戶權限的確認過程、審批流程的確認過程、需求的確認過程等等。

　　三、審計檢查工作

　　完成了"有法可依"，接下來便應做到"違法必究"。成立ERP系統檢查小組，小組成員應覆蓋所有應用系統的部門。檢查過程應重點針對規定的操作規范進行檢查，檢查結果定期進行公示或與公司的績效考核掛鉤。為系統持續發揮作用奠定良好的基礎。

　　四、培訓工作

　　相關人員培訓是ERP系統建設中極其重要的部分。ERP系統的人員培訓對象包括三種一是技術人員，即ERP系統中負責系統建設、運行和維護的技術人員;二是使用人員，即企業中的各級工作人員;三是管理人員，即企業中負責ERP系統建設的決策人員和高級管理人員。

　　"技術人員"需要培訓的內容主要包括ERP系統的平臺建設、信息系統建設的項目管理、信息系統的運行維護、信息安全管理等;使用人員需要培訓的內容主要包括信息系統與ERP的基本知識和概念、計算機的知識和使用、辦公軟件的使用、各種應用軟件的使用等等，"管理人員"需要培訓的內容主要包括企業信息化的一般知識，企業流程優化的基礎理論，其他與房地產行業相關的業務知識和行業的工作標準，以及企業信息化的發展動態和未來的發展方向。

　　五、系統升級改進工作

　　使用過程中ERP系統BUG的出現，公司管理思路的變化，新需求的提出，各種環境、條件的影響導致ERP系統必將不斷進行升級改進工作。升級改進分為需求收集、需求確定、需求提交、升級測試、升級操作培訓、制度修改等等一系列的工作。系統升級改進過程中文檔資料的保留相當重要，完善的文檔為系統每一次修改升級留下軌跡及修改依據，最大限度的保證系統的延續性。

　　六、基礎環境的維護管理

　　上述維護工作大都基于業務和管理層面的，而ERP系統的正常運行離不開穩定、安全的基礎設備環境。這包括：機房的管理、網絡環境的管理、服務器的管理、數據庫的管理、備份的管理等。

　　機房的管理：保證機房的溫度、濕度、防火、防盜等，通過ERP制度明確機房管理細節。

　　網絡環境的管理：保證網絡暢通，始終有足夠帶寬滿足ERP系統的運行。

　　服務器的管理：做好服務器的安全設置、檢查工作。每日檢查系統日志，建立完善的防攻擊、防病毒體系，定期升級系統補丁。

　　數據庫的管理：做好數據庫的安全設置、檢查工作。每日檢查數據庫運行日志、監控數據庫性能。

　　備份管理：建立完善的備份體系。體系應按照數據更新頻率和重要性建立數據備份的周期，所有數據需做到異地備份，并定期對備份進行恢復測試。

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