ERP實(shí)務(wù)：進(jìn)貨驗(yàn)收單功能設(shè)計(jì)實(shí)例

　　一、 進(jìn)貨驗(yàn)收單審核時(shí)檢查。

　　在進(jìn)貨驗(yàn)收單審核之前，系統(tǒng)必須對(duì)相關(guān)的內(nèi)容進(jìn)行檢查，以提高進(jìn)貨驗(yàn)收單數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性。

　　檢查一：驗(yàn)收數(shù)量加上驗(yàn)退數(shù)量是否等于進(jìn)貨數(shù)量。一般情況下，在沒(méi)有不良品的情況下，進(jìn)貨數(shù)量就等于驗(yàn)收數(shù)量。但是，在有不良品時(shí)，進(jìn)貨數(shù)量等于驗(yàn)收數(shù)量加上驗(yàn)退數(shù)量。這個(gè)驗(yàn)退數(shù)量會(huì)在進(jìn)貨單審核后，直接轉(zhuǎn)換為退貨單。當(dāng)退回單審核后，才會(huì)扣除進(jìn)貨數(shù)量。也就是說(shuō)，在退貨單沒(méi)有審核之前，這個(gè)不良品仍然是企業(yè)的資產(chǎn)。所以，在進(jìn)貨單審核的時(shí)候，進(jìn)貨數(shù)量必須等于驗(yàn)收數(shù)量與驗(yàn)退數(shù)量之和。若不等于的話(huà)，則進(jìn)貨驗(yàn)收單就無(wú)法審核。

　　檢查二：進(jìn)貨驗(yàn)收單審核時(shí)間所在的期間是否打開(kāi)。因?yàn)檫M(jìn)貨驗(yàn)收單中，有涉及到費(fèi)用的問(wèn)題，所以根據(jù)財(cái)務(wù)控制的要求，進(jìn)貨驗(yàn)收單審核的時(shí)間其對(duì)應(yīng)的期間，必須是打開(kāi)的。若沒(méi)有打開(kāi)的話(huà)，則任何交易的單據(jù)都將無(wú)法審核。所以，當(dāng)這個(gè)審核時(shí)間對(duì)應(yīng)的期間沒(méi)有打開(kāi)的時(shí)候，系統(tǒng)就會(huì)提示錯(cuò)誤信息：“期間關(guān)閉，請(qǐng)先打開(kāi)期間”。

　　檢查三：是否有前置單據(jù)。若在進(jìn)貨單單據(jù)設(shè)置的時(shí)候，把進(jìn)貨驗(yàn)收單設(shè)置成為必須核對(duì)前置單據(jù)。則在進(jìn)貨驗(yàn)收單審核的時(shí)候，會(huì)檢查進(jìn)貨驗(yàn)收單中是否有進(jìn)貨單的信息。若沒(méi)有進(jìn)貨單信息，即企業(yè)用戶(hù)是手工建立進(jìn)貨驗(yàn)收單，而不是根據(jù)進(jìn)貨單轉(zhuǎn)換過(guò)來(lái)，或者沒(méi)有指定進(jìn)貨單時(shí)，這筆驗(yàn)收單將無(wú)法審核。因?yàn)樵隍?yàn)收單審核的過(guò)程中，會(huì)更新進(jìn)貨單中的相關(guān)信息，所以，在這里核對(duì)前置單據(jù)，是有必要的。

　　二、 撤銷(xiāo)審核時(shí)的控制。

　　在某些特定的情況下，如進(jìn)貨驗(yàn)收單出現(xiàn)錯(cuò)誤時(shí)，是允許進(jìn)貨驗(yàn)收單可以撤銷(xiāo)審核。但是，其是有比較嚴(yán)格的限制條件的。若不滿(mǎn)足這些限制條件，則系統(tǒng)會(huì)拒絕撤銷(xiāo)審核進(jìn)貨驗(yàn)收單。

　　限制條件一：日期上的限制。進(jìn)貨驗(yàn)收單若要審核，必須滿(mǎn)足兩個(gè)日期條件。一是在進(jìn)貨驗(yàn)收單撤銷(xiāo)審核時(shí)候，撤銷(xiāo)審核的時(shí)間所對(duì)應(yīng)的期間必須是打開(kāi)的，否則的話(huà)，系統(tǒng)會(huì)提示錯(cuò)誤信息。二是撤銷(xiāo)審核的時(shí)候，時(shí)間必須是大于財(cái)務(wù)凍結(jié)日期。因?yàn)檫M(jìn)貨驗(yàn)收單撤銷(xiāo)審核后，會(huì)影響財(cái)務(wù)的結(jié)算。所以，為了保障數(shù)據(jù)的一致性，進(jìn)貨驗(yàn)收單如果要撤銷(xiāo)審核，必須要在財(cái)務(wù)凍結(jié)日期之前撤銷(xiāo)審核，否則的話(huà)，系統(tǒng)是不允許的。若在財(cái)務(wù)凍結(jié)日期之后，還需要修改進(jìn)貨驗(yàn)收單，一般不允許，只有通過(guò)其他單據(jù)來(lái)做調(diào)整，如通過(guò)成本調(diào)整單、庫(kù)存調(diào)整單等等。

　　限制條件二：進(jìn)貨驗(yàn)收單所對(duì)應(yīng)的進(jìn)貨單步存在應(yīng)付憑單或者應(yīng)付憑單已經(jīng)作廢。在根據(jù)進(jìn)貨單生成應(yīng)付憑單的時(shí)候，應(yīng)付憑單計(jì)算應(yīng)付金額的時(shí)候，是根據(jù)進(jìn)貨單上的驗(yàn)收數(shù)量來(lái)進(jìn)行計(jì)算的。而撤銷(xiāo)進(jìn)貨驗(yàn)收單的時(shí)候，會(huì)同市更改進(jìn)貨單上的驗(yàn)收數(shù)量。如此的話(huà)，進(jìn)貨單上的驗(yàn)收數(shù)量與進(jìn)貨單所對(duì)應(yīng)的應(yīng)付憑單內(nèi)容就對(duì)不上了。所以，遇到這種情況的話(huà)，系統(tǒng)是拒絕進(jìn)貨驗(yàn)收單撤銷(xiāo)審核的。除非企業(yè)用戶(hù)刪除這種應(yīng)付憑單或者作廢這張單據(jù)。如此控制的目的，就是為了保障數(shù)據(jù)前后的一致性。從這里也看出，在進(jìn)貨驗(yàn)收單上關(guān)聯(lián)對(duì)應(yīng)的進(jìn)貨單的重要性。在進(jìn)貨單單身中，有一個(gè)“應(yīng)付憑單單號(hào)”字段，該字段會(huì)根據(jù)其他作業(yè)進(jìn)行自動(dòng)改寫(xiě)。在進(jìn)貨驗(yàn)收單撤銷(xiāo)審核時(shí)，就根據(jù)這個(gè)字段的內(nèi)容來(lái)判斷進(jìn)貨單是否已經(jīng)有應(yīng)付憑單，或者應(yīng)付憑單有否作廢。

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