北京石油機(jī)械廠ERP應(yīng)用案例

　　北石廠現(xiàn)有五大產(chǎn)品系列：螺桿鉆具系列、地面防噴器控制裝置系列、井下單螺桿抽油泵系列、震擊器系列、減震器系列螺桿鉆具系列產(chǎn)品，產(chǎn)品覆蓋中石油、中石化所屬陸上油氣田和中海油所屬海上油田。

　　從1996年開始，北京石油機(jī)械廠就通過(guò)并保持了ISO9001質(zhì)量保證體系認(rèn)證。2002年1月，北石廠地面防噴器控制裝置系列產(chǎn)品獲得美國(guó)石油學(xué)會(huì)頒發(fā)的API 16D會(huì)標(biāo)使用權(quán)的許可證，成為世界第九家、中國(guó)第一家擁有API 16D使用權(quán)的廠家，被中國(guó)技術(shù)監(jiān)督情報(bào)協(xié)會(huì)評(píng)為"全國(guó)石油專用設(shè)備質(zhì)量過(guò)硬放心品牌企業(yè)"。隨著公司國(guó)際化戰(zhàn)略的制定和實(shí)施，北京石油機(jī)械廠生產(chǎn)的產(chǎn)品出口到20個(gè)國(guó)家和地區(qū)，并與國(guó)際企業(yè)開始了合作。很多國(guó)際企業(yè)都把對(duì)方的信息管理系統(tǒng)作為合作的重要考察因素，對(duì)于它們來(lái)說(shuō)，一家連ERP都沒(méi)有應(yīng)用的企業(yè)在管理與生產(chǎn)上的能力是值得懷疑的。因此，北京石油機(jī)械廠對(duì)ERP較為關(guān)注，并開始信息收集和選型前期的工作。

　　軟件選型：需求為本

　　通過(guò)參加座談會(huì)、交流會(huì)、產(chǎn)品推介會(huì)等形式，北京石油機(jī)械廠選型小組都對(duì)ERP有了一個(gè)比較全面的了解，并對(duì)自己的選型確立了幾個(gè)大的原則：鑒于國(guó)外的軟件費(fèi)用太高，本地化不夠，不做考慮;成品和公司都不成熟的研究型企業(yè)不做考慮，避免淪為試驗(yàn)品，必須選擇有成功案例的應(yīng)用型企業(yè);因?yàn)楣芾黻P(guān)注點(diǎn)不一樣，以財(cái)務(wù)為核心的廠商不做考慮，避免ERP帶上過(guò)重的財(cái)務(wù)軟件胎記;最后，必須要求專業(yè)ERP廠商，具有較強(qiáng)的綜合實(shí)力和可持續(xù)發(fā)展性。

　　先后接觸了十幾家ERP供應(yīng)商以后，北京石油機(jī)械廠最終選擇了神州數(shù)碼管理系統(tǒng)有限公司(DCMS)的易飛ERP系統(tǒng)。企管部李寧主任認(rèn)為：精挑細(xì)選和對(duì)比，只有神州數(shù)碼易飛ERP系統(tǒng)是最合適的，神州數(shù)碼做到了以下幾點(diǎn)：產(chǎn)品功能與公司需求十分吻合;DCMS團(tuán)隊(duì)很講誠(chéng)信，做到的與做不到都會(huì)明言;易飛的管理模式和運(yùn)作方式與公司業(yè)務(wù)較為接近，避免了企業(yè)因大的變化而產(chǎn)生動(dòng)蕩;在機(jī)械行業(yè)中DCMS有諸多成功的企業(yè)案例可以開放考察;從公司的品牌美譽(yù)度、可持續(xù)發(fā)展、企業(yè)精神等方面來(lái)看，DCMS也給選型小組留下了深刻的印象，尤其是DCMS完備的服務(wù)體系和長(zhǎng)期的服務(wù)合作關(guān)系，消除了項(xiàng)目的后顧之憂。

　　前期準(zhǔn)備：萬(wàn)無(wú)一失

　　選型小組根據(jù)公司需求，確定了上線的模塊為管理維護(hù)系統(tǒng)、存貨管理系統(tǒng)、銷售管理系統(tǒng)、采購(gòu)管理系統(tǒng)、應(yīng)收/應(yīng)付管理系統(tǒng)、產(chǎn)品結(jié)構(gòu)管理系統(tǒng)、工單管理系統(tǒng)、工藝管理系統(tǒng)、批次需求管理系統(tǒng)、銷售分析系統(tǒng)、自定義報(bào)表系統(tǒng)。

　　上線前，公司先進(jìn)行了項(xiàng)目組織、管理制度及實(shí)施計(jì)劃的制定，成立了由公司主要部門負(fù)責(zé)人組成的ERP小組，廠長(zhǎng)和書記任組長(zhǎng)，并指定了一個(gè)脫離部門的ERP項(xiàng)目總協(xié)調(diào)人鄒總。ERP小組分成數(shù)據(jù)組、流程組、網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)組、ERP實(shí)施組一共四個(gè)小組，實(shí)施過(guò)程中所有問(wèn)題都必須提向ERP項(xiàng)目組再向顧問(wèn)提出。

　　2003年3月項(xiàng)目啟動(dòng)，神州數(shù)碼顧問(wèn)開始對(duì)北京石油機(jī)械廠業(yè)務(wù)展開了詳細(xì)的調(diào)研：事先向各業(yè)務(wù)部門下發(fā)了調(diào)研問(wèn)卷，并與具體業(yè)務(wù)人員進(jìn)行了詳細(xì)的溝通。后又對(duì)調(diào)研問(wèn)卷的詳細(xì)的分析，項(xiàng)目組認(rèn)為易飛ERP系統(tǒng)與目前企業(yè)現(xiàn)有的業(yè)務(wù)基本符合，可按標(biāo)準(zhǔn)實(shí)施流程體系實(shí)施。

　　調(diào)研之后，ERP小組與DCMS顧問(wèn)一起確定了整體實(shí)施計(jì)劃，詳細(xì)標(biāo)明了標(biāo)準(zhǔn)實(shí)施體系中各階段的工作內(nèi)容、時(shí)間。隨后轉(zhuǎn)入產(chǎn)品培訓(xùn)。DCMS顧問(wèn)針對(duì)管理維護(hù)系統(tǒng)、存貨管理系統(tǒng)等上線系統(tǒng)，進(jìn)行了ERP相關(guān)知識(shí)的全員培訓(xùn)，歷時(shí)二個(gè)月。為保證正常生產(chǎn)不受耽誤，每周抽出一天進(jìn)行培訓(xùn)。培訓(xùn)以幻燈片講解、上機(jī)實(shí)習(xí)等形式進(jìn)行，當(dāng)場(chǎng)進(jìn)行考試。此外，針對(duì)系統(tǒng)管理員還提供了特殊性的培訓(xùn)。

　　上線實(shí)施：步步為營(yíng)

　　在項(xiàng)目的上線實(shí)施中，數(shù)據(jù)錄入、流程討論和并線是幾個(gè)最重要的環(huán)節(jié)。基礎(chǔ)數(shù)據(jù)收集和錄入，包括ERP編碼原則與數(shù)據(jù)收集整理，是易飛ERP實(shí)施過(guò)程中較為重要的階段。

　　由于石油機(jī)械廠是典型的國(guó)有企業(yè)，信息化應(yīng)用較晚，只有技術(shù)部門應(yīng)用CAD，并沒(méi)有應(yīng)用PDM，所以產(chǎn)品的基礎(chǔ)數(shù)據(jù)的工作量較大，難度較高。雙方制定了導(dǎo)出導(dǎo)入方案，由石油機(jī)械廠將產(chǎn)品的BOM數(shù)據(jù)從CAD中導(dǎo)出到EXCEL中，并按神州數(shù)碼提供的EXCEL表格格式整理導(dǎo)入到ERP系統(tǒng)中，縮短了數(shù)據(jù)整理的時(shí)間。

　　流程討論由顧問(wèn)與業(yè)務(wù)人員共同開會(huì)進(jìn)行，梳理現(xiàn)有的業(yè)務(wù)流程，并對(duì)流程進(jìn)行簡(jiǎn)化、優(yōu)化，使不規(guī)范的流程規(guī)范化;流程討論共確定了50多條具體的流程。通過(guò)流程的規(guī)范，改變了目前存在的一些不合理的管理方式。顧問(wèn)整理出了《ERP作業(yè)流程》，由項(xiàng)目組組織來(lái)討論定稿。

　　2003年10月8日，系統(tǒng)進(jìn)入試運(yùn)行，試運(yùn)行主要目的是檢查數(shù)據(jù)的準(zhǔn)備性與制訂的業(yè)務(wù)流程可行性，并協(xié)調(diào)各部門間的配合。這個(gè)階段，數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性問(wèn)題和流程的可行性、各部門之間的矛盾等問(wèn)題得到了充分暴露。顧問(wèn)與小組成員針對(duì)這些存在的問(wèn)題，經(jīng)過(guò)2個(gè)月的調(diào)整，數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性得到了大幅提高，并建立了問(wèn)題處理機(jī)制。進(jìn)入試運(yùn)行經(jīng)過(guò)二次月結(jié)后，部門的協(xié)調(diào)已經(jīng)沒(méi)有問(wèn)題，經(jīng)過(guò)與手工單據(jù)及帳本對(duì)帳一個(gè)月后，公司已經(jīng)開始甩掉部分手工單據(jù)及手工帳，完全交由ERP系統(tǒng)來(lái)處理。

　　項(xiàng)目收益：苦盡甘來(lái)

　　由于雙方的全力投入，上線工作非常成功，由此帶來(lái)的效益也顯而易見。大家的一致的評(píng)價(jià)是"累，但真好，管理規(guī)范了;離不開ERP了"，ERP已經(jīng)成為石油機(jī)械廠日常工作離不開的工具。

　　由于ERP項(xiàng)目的有力推進(jìn)，北京石油機(jī)械廠已告別了手工作業(yè)。所有單據(jù)報(bào)表的產(chǎn)出都由易飛ERP系統(tǒng)提供，從而有效提升了工作效率。工作效率的提升間接地讓人員能在相同的時(shí)間內(nèi)處理更多的工作，有更多的精力控管采購(gòu)與生產(chǎn)進(jìn)度。而且，通過(guò)系統(tǒng)強(qiáng)大的數(shù)據(jù)匯總及分析功能，許多管理上需要的信息變得唾手可得，使得主管可以輕松的從原先原始的，零散的數(shù)據(jù)中獲得有意義的管理數(shù)據(jù)，以便高層主管能正確掌握企業(yè)現(xiàn)狀及趨勢(shì)，進(jìn)行必要的決策工作。

　　此外，通過(guò)建立科學(xué)、合理、規(guī)范、適用的品號(hào)編碼體系，使現(xiàn)有庫(kù)存內(nèi)品號(hào)做到了一物一號(hào)，保證了庫(kù)存資料的唯一性、正確性，避免了管理上的混亂，為實(shí)現(xiàn)"精細(xì)管理"打下堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。嚴(yán)格的ERP流程管理，規(guī)范了采購(gòu)、銷售、生產(chǎn)、財(cái)務(wù)的業(yè)務(wù)流程，業(yè)務(wù)流程系統(tǒng)化、集成化堵塞了管理漏洞，降低了企業(yè)的管理風(fēng)險(xiǎn)。ERP重組后的業(yè)務(wù)流程，實(shí)現(xiàn)了采購(gòu)管理系統(tǒng)、庫(kù)存管理系統(tǒng)生產(chǎn)系統(tǒng)異動(dòng)數(shù)據(jù)同步處理，高度集成了進(jìn)銷存財(cái)務(wù)，真正實(shí)現(xiàn)了一單多用、資料共享的效果。克服了手工重復(fù)錄入及人為歸集等原因造成的資料錯(cuò)誤。

　　ERP小組成員透露，系統(tǒng)正式運(yùn)行后，公司的庫(kù)存結(jié)算由原來(lái)的10天縮短到了7天，庫(kù)存準(zhǔn)確率達(dá)到了96%，庫(kù)存出入單據(jù)時(shí)差控制在了1天以內(nèi)，負(fù)值庫(kù)存數(shù)量0項(xiàng);訂單交貨追蹤準(zhǔn)確率達(dá)92%;采進(jìn)貨追蹤準(zhǔn)確率達(dá)94%。

　　后記：

　　通過(guò)第一期進(jìn)銷存、生產(chǎn)系統(tǒng)的實(shí)施，公司初步實(shí)現(xiàn)了物流的精確控制，理順了企業(yè)進(jìn)銷存生產(chǎn)各環(huán)節(jié)的業(yè)務(wù)流程。2004年8月，北京石油機(jī)械廠又向神州數(shù)碼購(gòu)買并實(shí)施了工作流系統(tǒng)。隨后，為了進(jìn)一步提升管理，實(shí)現(xiàn)物流、資金流、信息流真正的統(tǒng)一，實(shí)現(xiàn)資金流與物流的交互控制，北京石油機(jī)械廠又于2004年10月續(xù)購(gòu)了易飛ERP系統(tǒng)的生產(chǎn)成本、自動(dòng)分錄、會(huì)計(jì)總帳系統(tǒng)，邁上了信息化建設(shè)和公司騰飛的又一級(jí)臺(tái)階。

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