實現ERP與固定資產管理有效結合的建議

　　ERP系統是站在整個企業的角度來考慮企業應該如何管理、業務流程應當如何優化等問題的一套以生產、計劃、物流為核心的集成性的管理信息系統。是企業核心的經營管理系統，是企業主要經營業務集成的信息平臺。在這個平臺下，固定資產管理只是其中一個分支模塊。通過實施ERP系統，借助ERP強大的系統工具，可以實現以下固定資產管理功能：一是外部和內部的憑證和主要報表能夠自動生成，實現辦公自動化;二是優化業務流程，簡化固定資產的核算和管理;三是及時、靈活、全面的固定資產信息查詢;四是實現網上審核、簽章和無紙化辦公;五是建立相關數據之間的鏈接，建立一定的指標，賦予系統固定資產的分析功能。

　　目前，企業使用的ERP系統主要包括五大模塊：財務會計/管理會計/資金管理(FI/CO/TR)、大型項目系統(PS)、物料管理(MM)、銷售分銷管理(SD)和物資供應管理(MRO)，其中財務模塊包括財務會計(FI)、管理會計(CO)、資金管理(TR)以及大型項目系統(PS)4個子模塊，而固定資產管理的模塊僅僅是財務會計子模塊下的一個三級模塊。

　　二、ERP系統固定資產管理功能的局限性

　　固定資產管理是價值管理和實物管理的有機結合。其中，價值管理主要是指固定資產的價值核算。而實物管理則主要是指歸口管理與現場管理。基于以上原因，ERP系統僅僅實現了固定資產的核算功能，而管理功能并未得到實現。其局限性主要表現在：

　　(一)ERP系統實現的業務流程功能并不完備

　　現行的ERP系統已經實現的業務流程包括購入或建造完成資產增加、資產置換、資產捐贈、資產報廢、資產調撥、資產報廢、資產盤虧、折舊提取等。然而，在這些業務流程中，線上僅僅實現了固定資產數據的增加、減少和修改等信息的錄入和核算功能。固定資產的歸口管理與現場管理職能所需的數據信息大多數仍在線下采集。由于企業固定資產的種類和數目繁多，線下數據的采集工作存在一定的困難，難以實現面面俱到和及時更新，這就使得企業固定資產管理部門沒有全面、可靠的信息可供分析處理。固定資產的管理功能無從實現。

　　(二)權限設計未實現終端管理，系統的實施并不完善

　　企業固定資產管理權與使用權分離的現狀表明，企業總部擁有固定資產的管理功能，而使用固定資產的是企業的基層單位。因而，對固定資產固定信息錄入的終端應該是基層單位的使用者，只有這樣才能使得基礎信息的錄入更加精確，更新更加及時。然而，ERP系統在企業的實施僅僅是企業總部的資產管理部門以及計劃部門、生產管理部門等歸口管理部門，在基層單位的固定資產管理部門并沒有實現，這就造成了固定資產基礎數據線上管理、線下采集的現狀，數據的精確性、更新的及時性受到限制，給企業固定資產的核算和管理工作造成了困難。

　　(三)未實現無紙化辦公，網上審批功能尚待開發

　　無紙化辦公是指某些固定資產業務數據的網絡傳遞和數字簽名，這些資產業務包括資產報廢、盤盈、盤虧、調撥、出租、租賃、處置、財產保險以及投資等需要進行審核、審批的資產業務。

　　對于企業來說，在固定資產的管理過程中，固定資產的盤盈、盤虧、報廢等許多管理業務流程均需要提出申請。由主管單位審核和批復后才能準許進行。然而在現有的ERP系統下，實現的僅僅是申請被批復后的賬務處理工作，而業務流程的上報、審核、批復、簽章等功能則只能在線下實現，這無疑就增加了固定資產管理人員的工作負擔，降低了固定資產管理的工作效率，因而，開發固定資產管理的網上審批、簽章業務。實現無紙化辦公亟待解決。

　　(四)系統功能的應用受到限制

　　在企業的ERP系統中，仍存在許多強大的功能未得到很好的應用，主要表現在訂單功能的應用上。內部訂單主數據是單位用來記錄交易費用的臨時工具，它具有強大的統計和查詢功能。可以根據管理人員的需要通過一定的權限自行設定。目前的ERP系統中，內部訂單僅僅被用于生產費用的歸集。而沒有被用于固定資產的管理。在資產的投資管理中涉及投資訂單的概念，但是由于與現有固定資產有關的基礎數據難以精確統計，基礎數據的維護沒有達到足夠精確的程度，投資訂單僅僅被定義為用在新井的投資增資業務上，而且僅僅是在為以后實現單臺設備核算準備基礎數據的統計，并沒有發揮其最大效能。因此，內部訂單的功能亟待開發。

　　三、完善ERP系統固定資產管理功能的對策建議

　　為提高ERP系統的使用效率，加強ERP系統對固定資產的分析管理功能，實現ERP與固定資產管理的有效結合，需從以下幾個方面完善ERP系統的功能和應用：

　　(一)擴大EILP的使用權限，加速基礎數據的更新

　　由于資產的管理權和使用權相分離，以及企業的基層生產單位沒有足夠的權限對ERP系統的資產基礎數據進行實時更新，在固定資產存量管理中，內部調撥問題引發了固定資產賬實不符的情況。因此，需要從以下幾個方面進行完善：

　　1、將數據錄入權限下放到基層單位

　　由于企業擁有眾多的固定資產，固定資產的信息量太大，基層單位使用的固定資產信息只能每月向資產管理部門上報一次，信息的及時傳輸和處理受到限制。ERP實施以后，由于ERP系統對信息實行開放式、集成化管理，這就為及時、有效、準確地傳輸更新企業的固定資產數據提供了必要的平臺。因此，應當把固定資產信息的錄入權限下放到企業的基層單位。讓資產的使用者及時更新固定資產的主數據，使得資產的基礎資料更加可靠、及時。ERP權限的適當下放，可以使固定資產基礎數據得到及時更新，滿足了企業對準確、及時、有效信息的需求，有利于固定資產的管理。

　　2、做好權限下放的準備工作

　　ERP系統之所以先進是與其開放性的特點分不開的，數據的終端在固定資產使用者的手中。獲得第一手、最準確的資料，對固定資產的核算和管理非常重要。ERP之所以設置層層權限，原因就在于系統的安全維護問題一直都是ERP軟件的一個重大問題，企業不愿將ERP系統中固定資產基礎數據的錄入權限下放到基層單位，是由于擔心基層單位員工的業務素質不高，責任心不強。使得固定資產的基礎數據錄入更加混亂。面對這些矛盾和問題。權限下放前的準備工作必須認真做好。

　　(1)提高基層單位員工的業務素質。ERP系統是一種先進的管理信息系統，系統的操作也較之原有的信息系統復雜，由于在企業各基層單位的資產管理人員中，身兼數職的人員占很大比例，業務能力相對較差，因此。提高基層員工的業務素質問題要受到格外重視。具體措施主要有：①加強對員工的考核力度，通過樹立模范典型。激勵員工之間的競爭意識，使員工考核結果與績效掛鉤;②舉辦業務技能培訓、業務學習交流活動;③進行企業文化的熏陶，提高員工的業務責任心。

　　(2)權限的劃分要合理。ERP系統的權限劃分問題，是一直困擾企業的一個重要問題，權限的劃分是否合理。關系著企業ERP實施的成敗。可采用以下劃分方法：一是基層單位只有本單位數據的錄入權限。企業總部只有數據的使用和查詢權限，而沒有修改基礎數據的權限;二是數據的錄入只有一個端口，保證數據的真實可靠;三是用戶在ERP系統中的用戶名和密碼，要嚴格管理，發生錯誤時，責任追究到個人。

　　(二)充分挖掘ERP系統中訂單的強大功能

　　在ERP系統中，訂單具有強大的查詢和統計功能，可以根據用戶的需要來自行設定，內部訂單可用于計量某個銷售活動的費用，也可用于計量某個項目的支出。目前企業的訂單僅僅用來歸集成本。訂單強大的功能沒有得到充分應用。因而在投資項目中。應開發使用投資訂單。當新增加一個項目時。如果需要實時監控整個項目的費用，可以通過創建項目投資訂單。對項目進行費用監控。當費用支出接近投資預算時，系統會自動發出警告信息，提示操作者;當費用支出達到投資預算時，系統不允許再過賬。

　　合理分配生產設備的成本費用問題是固定資產管理中的一個重要問題。由于各種客觀條件不同，每臺生產設備的產量與其成本費用難以配比。每臺設備所應分配的產量不能相同。應當根據“能者多勞”的經濟效益的原則來分配產量指標。只有這樣才能使得整個企業達到既定產量時所產生的成本費用是最低的。要達到每臺生產設備工作量分配的最經濟的組合，要求對每臺生產設備的產量、費用以及成本進行評級。并且要做到實時監測指標的變動以使得這個組合在整個流程中都是最優的。

　　在傳統的管理方式下，對每臺生產設備的產量、費用、成本等指標的統計及分配，需要耗費很大的財力、物力和人力，不具有可行性。然而，在ERP系統中，內部訂單具有強大的作用。企業可以利用內部訂單的強大的統計和查詢功能來實現單臺設備的產量、費用以及成本的歸集、統計和評價，并做到實時更新和維護;然后建立訂單組對單臺設備訂單進行綜合管理。這種管理模式在ERP系統下是完全可行的。

　　(三)完善ERP的功能模塊，增加其他輔助功能

　　完善企業ERP的功能模塊。需要增加的其他輔助功能主要包括：

　　1、增資、轉資的網上簽章

　　為了完善ERP系統對固定資產的管理功能。開發基于ERP系統的生產管理信息系統進行固定資產的現場管理，主要完成固定資產的網上審核和簽章功能，徹底實現無紙化辦公。

　　鑒于固定資產管理中，固定資產的增資、轉資沒有包括在網上審核的范圍之內，在增資和轉資過程中同樣需要部門的審核和簽章，所以，需要把增資和轉資的網上審核和簽章也納入新系統的設計之中，以真正實現固定資產管理的全過程無紙化辦公，以節省人力、物力和項目等待的時間。

　　2、固定資產保險功能的完善

　　對保險功能的完善主要是完善固定資產保險的分析功能，分析固定資產保險的歷史資料有兩個方面的作用：一是分析投保情況，及時調整投保資產;二是分析理賠情況。積極申請有利于企業的各項政策。完善保險功能的主要內容包括：

　　(1)增加對固定資產保險參數的分析，主要包括：

　　①資產的投保標的額：根據每項資產部分投保或者全部投保的具體情況確定投保的標的額。現行的保險方法要求按照固定資產的原值比例投保，按照凈值的比例收取保費。

　　②資產的保險費率：每種財產的保險費率或與保險公司具體商定的金額。

　　③資產的保險費額：資產表與保險費率表鏈接后形成的最終投保額。即：資產的保險費額=資產的投保標的額×資產的保險費率。

　　④賠償金額：實際從保險公司得到的賠償金額。

　　⑤實際損失：發生事故時，企業的實際損失。

　　(2)增加對固定資產損失、理賠指標的分析，主要包括：

　　①賠付率指標：是指賠款所得金額與資產的保險費額的比值。公式表示為：

　　賠付率=賠償金額÷資產的保險費額×100%

　　該項指標主要用來考核某項資產保險的有效性。

　　②凈損失=實際損失-賠償金額

　　③損失率=凈損失+保費×100%

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