擁抱智能文檔管理——簡易管理即智能

面向不同行業(yè)的企業(yè)員工，很多文檔管理產(chǎn)品雖功能強大，卻往往在推廣時遭遇莫名的阻力，久而久之，企業(yè)難以從中獲取實際效益。究其原因，大多數(shù)此類產(chǎn)品在設計時從員工使用的角度考慮不夠充分。目前國內(nèi)計算機使用水平參差不齊，增強易用性是文檔管理產(chǎn)品縮減與企業(yè)員工間磨合期、獲得員工認可的必由之路，也是幫助企業(yè)員工提升工作效率，使企業(yè)從中獲得效益的不二之選。

現(xiàn)行市面上大部分企業(yè)級文檔管理產(chǎn)品，以Web的方式提供文檔瀏覽、編輯、共享等服務，并在此基礎(chǔ)上盡可能提升產(chǎn)品的友好性，力求獲得用戶的認可。然而這種使用方式天然與用戶習慣相違背，且需要耗費大量的上傳下載等待時延。如果沒有強勢的行政命令加以輔助，很多寶貴的經(jīng)驗分享、知識類文檔極有可能因為員工“嫌麻煩“而難以在員工之間流通。

EISOO AnyShare Family 3.0 V2智能文檔管理，在充分研究方法論的基礎(chǔ)之上，推出更簡便的使用、管理方式，提升協(xié)作效率，促進知識傳遞，為用戶帶來便捷的文檔使用、文檔管理體驗。

在操作使用方面，AnyShare秉承No Upload的設計準則，一改傳統(tǒng)文檔管理軟件頻繁上傳下載文檔的管理模式，采用AnyShare盤的方式，保持用戶的使用習慣。AnyShare盤在用戶“我的電腦“下，以盤符的形式呈現(xiàn)，用戶登錄后即可進入AnyShare盤，在權(quán)限控制下進行文檔的瀏覽、編輯、新建、刪除等操作，與本地的C、D、E盤一致。并且，AnyShare盤允許用戶進行全文檢索、標簽分類等，讓用戶更高效地使用文檔。

通過AnyShare盤，用戶不僅可以直接創(chuàng)建、編輯自己的辦公文檔，也可以方便瀏覽他人分享的文檔，或是達成與團隊伙伴的協(xié)作。AnyShare盤分類呈現(xiàn)所有用戶具有訪問權(quán)限的文檔，如同存儲于本地磁盤中，用戶無需再臨時要求同事發(fā)送相關(guān)文檔給自己或是到Web下載他人共享的文檔。

并且，AnyShare獨特的緩沖設計，確保用戶使用時不必耗費等待時延，No Transfer確保所想即可得，真正讓AnyShare盤操作方式親近用戶、保持用戶使用習慣。

企業(yè)級文檔管理常常忽視管理易用性的問題，AnyShare在關(guān)注用戶使用便捷性的同時，也同樣注重管理效率的提升。絕大部分的文檔管理產(chǎn)品均采用單一管理員角色，管理員既需要維護系統(tǒng)各模塊的正常運行，也肩負著權(quán)限配置等繁瑣工作，使得管理員成為整個管理工作的單節(jié)點。

AnyShare提供多種管理員角色，包括系統(tǒng)管理員、審計管理員、知識管理員等。管理工作的分離，一方面有效防止單一管理員角色權(quán)限過大，近年來頻頻曝光的企業(yè)IT管理員惡意破話企業(yè)IT應用的事已為企業(yè)級用戶敲響警鐘，通過多種角色的制衡，即能夠有效避免此類事故的發(fā)生。另一方面，文檔管理系統(tǒng)的運作包含很多專業(yè)的內(nèi)容，多管理員角色能夠有效達到專事專管，準確提升管理效率，例如知識管理員可專門管理系統(tǒng)中的文檔分享、協(xié)作等，而將系統(tǒng)運行、存儲狀態(tài)等系統(tǒng)運維方面的內(nèi)容交付給具有這方面專業(yè)知識的系統(tǒng)管理員管理。

管理易用性的另一個重要體現(xiàn)是在文檔安全部分。從人們的常規(guī)認知來說，通常一個系統(tǒng)越安全，也就預示著它的部署、維護和使用也將越復雜。為了保障系統(tǒng)的安全性，文檔管理產(chǎn)品是不是就不能夠在提升易用性方面有所作為了呢?AnyShare即很好地打破了這種思維定式，在保障系統(tǒng)安全的同時，力求管理操作上的簡化，提升管理效率。

以權(quán)限管理為例，文檔管理產(chǎn)品在進行權(quán)限配置時往往都需要經(jīng)過選擇用戶、選擇文件、配置權(quán)限這樣的過程，當用戶量較大時，這種管理方式必然帶來大量的重復操作，盡管有些文檔管理產(chǎn)品提供按組的方式配置權(quán)限，但并沒有從本質(zhì)上解決這個問題。這種配置權(quán)限方式的另一個明顯弊端是當用戶崗位發(fā)生變化時，即需要手動清除其原有權(quán)限并配置新的權(quán)限，容易造成權(quán)限管理的混亂。

AnyShare智能文檔管理創(chuàng)新的No Share準則，采用權(quán)限規(guī)則進行管理，不再為單個用戶、單個文檔綁定訪問權(quán)限，而是通過建立權(quán)限規(guī)則體系，由系統(tǒng)自動判定用戶對不同文檔具有何種權(quán)限。當發(fā)生用戶調(diào)崗等事件時，系統(tǒng)也將自動依據(jù)行政架構(gòu)的變化更改相關(guān)用戶的訪問權(quán)限，大大降低管理的復雜性，提升管理效率。

文檔管理面向黨政、教育、企事業(yè)單位各個崗位的員工提供文檔服務，促使知識和信息在員工之間流通，進而提升員工的業(yè)務能力，帶來效益。然而用戶環(huán)境的復雜性及用戶計算機使用水平的參差不齊在對文檔管理產(chǎn)品提出更高易用性要求。可見，要想真正實現(xiàn)智能文檔管理，實現(xiàn)簡易管理是必由之路。

AnyShare極富創(chuàng)意的No Share，No Upload，No Transfer三大設計準則，切實幫助用戶高效管理企業(yè)級文檔，為各組織單位帶來實際效益的提升。

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