合并不同版本的Word文檔技巧

發(fā)布時(shí)間: 2012/7/21 15:29:19

在日常工作中，經(jīng)常需要將不同版本的兩篇Word文檔合并起來(lái)。比如，筆者在寫(xiě)作的過(guò)程中，有專(zhuān)人負(fù)責(zé)審校工作，這種審校不是采用插入批注的方式，而是直接在文檔上進(jìn)行修改，不過(guò)保存時(shí)會(huì)用另外的文件名存盤(pán)。

　　當(dāng)審校完畢，就可以使用Word的“比較并合并文檔”功能將修改后的文檔與原文檔合并起來(lái)。讀者朋友中一定也會(huì)有遇到類(lèi)似情況的例子，如果掌握了合并文檔的方法，則可以方便而輕松地完成這種工作。下面根據(jù)筆者的實(shí)際使用經(jīng)驗(yàn)向大家介紹如何快速比較與合并不同版本的Word文檔。

　　例如現(xiàn)在有一篇Word文檔的兩個(gè)版本：一個(gè)原文檔名為“第15章.doc”，另一個(gè)是審校后的文檔名為“第15章-2.doc”。具體操作步驟如下。

　　1.打開(kāi)原文檔“第15章.doc”。

　　2.選擇菜單命令“工具>比較并合并文檔”，打開(kāi)如圖1所示的“比較并合并文檔”對(duì)話(huà)框，選中審校后的文檔“第15章-2.doc”，然后單擊“合并”按鈕。

圖1 “比較并合并文檔”對(duì)話(huà)框

　　這時(shí)Word就會(huì)在第2個(gè)文檔中標(biāo)記出與原始文檔不同的地方，比如刪除和內(nèi)容、改變的格式、插入的內(nèi)容等，并用紅色的批注框顯示出來(lái)，框內(nèi)用文字說(shuō)明兩個(gè)文檔的不同，如圖2所示。

圖2 Word列出兩個(gè)文檔中的不同之處

　　而且在第2個(gè)文檔中還會(huì)出現(xiàn)“審閱”工具欄，如圖3所示。

圖3 “審閱”工具欄

　　 3.首先要做的是按順序查看文檔中的批注框，然后根據(jù)需要做出決定。例如圖2中的第1個(gè)批注框，在上面單擊右鍵，彈出如圖4所示的菜單，如果同意修改，則選擇“接受刪除”，如果不同意，則選擇“拒絕刪除”。

圖4 右鍵菜單(1)

　　不同的批注，右鍵菜單中的命令也會(huì)有所不同。例如右鍵第3個(gè)批注框，彈出的右鍵菜單會(huì)如圖5所示。這時(shí)則選擇“接受格式更改”或“拒絕格式更改”。

圖5 右鍵菜單(2)

　　4.如果不使用右鍵菜單，也可以在將插入點(diǎn)定位到某批注框后，單擊“審閱”工具欄中的“接受所選修訂”按鈕或“拒絕所選修訂”按鈕。

　　5.接受或拒絕一個(gè)批注后，可以單擊“審閱”工具欄中的“前一處修訂或批注”按鈕或“前一處修訂或批注”按鈕查看前一處或后一處批注，繼續(xù)審閱。也可以單擊“審閱”工具欄中的“審閱窗格”按鈕，在文檔窗口底部打開(kāi)審閱窗格，通過(guò)它可以快速查看文檔中的批注，如圖6所示。再次單擊該按鈕，或者雙擊文檔窗口與審閱窗格之間的分界欄，可以將審閱窗格關(guān)閉。